電子信箱監視軟體正變得越來越普遍，既適用於希望更好地瞭解員工習慣和工作量的雇主，也適用於希望提高自身業績的雄心勃勃的專業人士。但有這麼多電子信箱平臺和電子信箱分析工具可供選擇，你應該如何採取行動？
在本指南中，我將向你介紹如何使用mSpy 監視員工電子信箱。
為什麼要使用員工電子信箱監視軟體？
使用員工電子信箱監視軟體有很多合理的動機。儘管每個員工的電子信箱監視工具都略有不同，但它們都有一個相似的目的：幫助你更好地瞭解諸如員工每天傳送多少封電子郵件、這些電子郵件將傳送給誰以及他們對收到的郵件的響應速度等指標，這會對銷售業績產生重大影響。
研究這些指標的一些優勢：
- 評估和平衡員工工作量：當你研究員工的電子信箱習慣時，你會很快瞭解他們的職責以及他們在電子信箱上的時間和管道。在所有其他條件相同的情况下，一個每天收發更多電子郵件的員工通常會比他們的同事有更大的工作量。一旦你發現了這一點，你可以以一種更公平的管道重新分配責任，或者更適合你的員工的時間限制。歸根結底，這意味著一支更快樂、更有生產力的勞動力隊伍。
- 識別有問題的客戶（或內部聯絡人）：在監視員工的活動後，你可能會瞭解到一些客戶的要求比你想像的要高；你可能會注意到，一個客戶傳送給員工的電子郵件比任何其他客戶都要多得多，儘管為你的服務支付的金額相同。在極端情况下，你可能需要介入並要求更合理的溝通模式，或要求額外的管理費。同樣，你可能會發現一些員工傳送了大量不必要的電子郵件。這是你糾正這種行為的機會。
- 衡量員工績效：在一個更簡單的應用程式中，你可以使用員工電子信箱監視作為員工績效的鬆散度量。雖然員工傳送的電子郵件數量太多可能會傳送混合訊息（即，這可能是傳送過多電子郵件或做大量工作的迹象），但有一些輔助名額可以幫助你瞭解員工的工作表現如何。例如，你可以查看電子信箱回應時間來確定員工有多專心，或者根據他們寫或讀電子信箱所需的時間來判斷他們的溝通能力。
- 識別優勢和劣勢：有了正確的衡量標準，你還可以衡量員工的優勢和劣勢，並使用這些資訊幫助團隊整體表現更好。例如，你可能會發現，一名員工是電子信箱管理員，能够在不影響郵件內容的情况下高速起草電子郵件；你可以賦予該員工更多的職責，以迎合這一優勢，例如記下會議筆記並向團隊傳送摘要電子郵件。
- 標記可疑活動：在極少數情况下，你還可以發現可疑活動。例如，如果你的一名員工經常給你的競爭對手發電子郵件，這可能是公司間諜活動的迹象，也可能是你的員工正在尋找新工作的迹象。你還可能發現你的員工使用其工作帳戶進行個人交流，這可能會危及你的品牌。
- 識別模式：最後，你可以使用電子信箱監視來發現員工電子信箱使用的模式，這可能有助於你發展業務或以某種管道提高績效。例如，如果你注意到電子郵件流量在下午2點左右趨於高峰，你可以避免在下午2點到3點主持會議，以便讓員工有時間對這些電子郵件作出回覆。如果一周中有一天似乎總是很慢，你可以利用這一天進行職業發展。
如何監視員工電子信箱
步驟1：在mSpy 中創建帳戶
訪問mSpy官方網站並注册一個免費mSpy 帳戶。鍵入有效的電子信箱ID 和密碼，按一下「立即嘗試」按鈕。
步驟2：在手機上安裝
現在，選擇目標裝置的詳細資訊，如作業系統。在不知情的情况下監視員工電子信箱，在目標裝置上安裝mSpy 監視應用程式。
步驟3：在不知情的情况監視電子信箱
現在登入mSpy 控制台並開啓「Emails」應用程式選項，查看目標的郵件記錄。
mSpy 電郵監視特徵：
- 檢查電子郵件內容
- 查看電子郵件的時間戳記和日期戳
- 查看發件人/收件人的聯絡人和標識資訊
以從上面的部分看出，使用mSpy 監視電子信箱是多麼容易。以下是它的一些主要功能，使它成為一個強烈推薦的工具。
- 100%安全可靠：如今，每個深思熟慮的人都在擔心自己敏感資料的安全。使用mSpy，你不必擔心它，因為所有選取的資料都將保持安全。這款應用已經得到了眾多專家的信任，並獲得了領先安全機构的認證。
- 即時位置追蹤：一旦在裝置上安裝了bug，你就可以輕鬆地在儀錶板上追蹤用戶的即時位置。你還可以訪問他們過去訪問過的位置。此外，你還可以設定嚴格的地理圍欄，並為其簽入和簽出獲取警報。
- 監視他們的訊息：你很容易地讀取用戶交換的所有訊息，即使這些訊息隨後已刪除。除此之外，你還可以瞭解郵件的發件人/收件人資訊和時間戳記。
- 訪問通話記錄和聯絡人：除此之外，你還可以訪問裝置上的所有通話日誌。這將包括時間戳記和調用方詳細資訊。你還可以選取裝置的整個聯絡人清單。
- 社交應用程式追蹤：如果該裝置是根用戶，那麼你還可以監視安裝在其上的所有流行社交應用程式。這包括領先的應用程式，如Facebook、Instagram、Snapchat、WhatsApp、Twitter、微信、Viber、Kik 等。
監視員工電子信箱軟體常見問題解答
在這一點上，你可能會留下一些關於如何集成員工監視軟體的問題，或者關於定期使用該軟體的最佳管道的問題。
一些最常見的問題：
我是否披露我正在使用G 套件或Outlook 監視員工電子信箱？
任何形式的員工監視都是棘手的事情。只要你的員工手冊解釋了與工作相關的電子郵件和公司裝置的功能和局限性，你的員工在使用公司科技或通信通路時就不應該期望隱私。在很大程度上，你沒有被法律要求披露你是否監視員工的電子信箱。告訴你的員工你的電子信箱監視計畫是一個好主意，有很多原因。首先，你要建立信任，如果員工發現自己被秘密監視，你就可以防止士氣崩潰的可能性。第二，你可以與你的員工分享關鍵的見解，這樣他們就可以努力提高自己的績效。最後，讓員工知道你將監視他們的電子郵件模式可能會激勵他們比平時更高效地工作或更快地響應，這可能會提高關鍵業務名額的績效。
我應該尋找哪些電子信箱監視洞察力？
電子郵件的效率沒有「黃金標準」，因為電子郵件的有效性在很大程度上取決於上下文；例如，有時長電子郵件過於冗長和不必要，但在其他時候，這是描述複雜問題的最佳管道。也就是說，你可以綜合使用諸如寫電子郵件的時間、傳送的電子郵件數量和常見聯絡人等名額，來清楚地瞭解你的每個員工是如何定期傳送電子郵件的。
安裝需要多長時間？
如果你使用Gmail 或G 套件，那麼為你自己的電子郵寄地址設定電子郵件監視實際上就像按一下幾下滑鼠一樣簡單。從這裡開始，為員工設定員工電子信箱監視只需再點擊幾下滑鼠即可。如果你使用Outlook，那麼它也很簡單。電子信箱監視的集成過程很快，不應該封锁你實現任何其他目標。
我應該關心電子郵件隱私嗎？
如果你是與一個有信譽的供應商合作，你不應該擔心外部儲存或閱讀你的專有電子信箱。大多數郵件提供商不儲存你的資訊，也無法直接訪問你郵件的內容；你最大的漏洞是資料點，如電子郵件回應時間和電子郵件傳送高峰期。我們從不儲存你電子郵件的任何正文內容，我們非常重視資料安全。
結論
無論你是想在Gmail 或G 套件中監視員工電子信箱，還是堅持在Outlook 中監視員工電子信箱，你都可以選擇。把他們放在適當的位置，並利用他們來衡量你的員工的生產力，將有助於你提高你的團隊的績效，並有可能在他們成為大問題之前發現小問題。
如果你有興趣進行試運行，我鼓勵你這樣做。現在就注册mSpy，體驗一下這個工具如何改進你對團隊的管理。
